Как эффективно проводить совещания

Исследования утверждают, что 67% совещаний являются непродуктивными. Мы не готовы мириться с такой ужасающей статистикой и не согласны терять напрасно кучу таких ценных ресурсов: время и разум.

Поэтому мы попросили нашего эксперта Елену Северюхину составить список правил, которые помогут сделать совещания эффективными и разумными по затратам времени.

«67% совещаний являются непродуктивными» - к таким выводам пришли в исследовании компании STL Microsoft Training. Это самая частая проблема, с которой сталкиваются руководители, менеджеры и hr-специалисты – «Мы не ожидали, что совещания станут бесконечным хаосом, каждый раз задерживаемся на 2 часа и так и не приходим к единому решению».

Совещание – это прежде всего форма получения полноценной обратной связи от всех заинтересованных участников процесса. Правильно выстроенная коммуникация может не только сэкономить время, но и в разы поднять эффективность бизнеса. Ведь нет ничего лучше, чем когда каждый сотрудник предлагает одно за другим решение, поскольку знает цель встречи, а временные рамки не растягиваются до вечера, ведь вы не уходите от темы и следите за таймингом.

Вот, какие правила проведения продуктивных совещаний выделяет эксперт онлайн-академии Максима Батырева, соавтор курса «Обратная связь как инструмент управления командой» Елена Северюхина. Сделайте частью рабочей жизни и результат не заставит себя долго ждать.

Правило первое: Фиксация цели встречи

Заранее поставленная цель даёт возможность каждому сотруднику подготовиться к совещанию в зоне своей ответственности: подготовить отчет, составить список актуальных проблем или заранее сформулировать топ-5 потенциальных решений с плюсами и минусами. А подготовка - залог успеха. Правда, при одном условии - «заранее».

Возможные ошибки:

отсутствие повестки;
существенные отклонения от повестки.

Итак, сразу после определения даты совещания стоит сформулировать его цель. А затем проинформировать об этом всех сотрудников. Цель должна отвечать на вопросы: кто, что, где, когда, как и почему. Планируйте, что Сделать, а не Делать. Только так получится избежать рабочего хаоса и сделать совещание эффективным.

Для большего включения сотрудников в совещание можно поставить индивидуальные цели в зависимости от зоны ответственности каждого. Таким образом у всех участников будет ясность, определенность и возможность подготовить идеи, предложения и вопросы по теме.

У постановки целей на совещание есть ещё один плюс - соблюдение другого, но не менее важного аспекта — тайминга. Неожиданно затянувшееся до вечера совещание сбивает режим работы всей команды.

Правило второе: контроль времени и тайминга

Тайминг и дисциплина - залог успеха. У всех есть свои рабочие задачи, которые важно выполнять и на это тоже требуется время. Причем заранее спланированное. В сплоченном и дружном коллективе, замотивированном на результат, всегда уважают свое время и время коллег.

Из-за непредсказуемой длительности совещаний переносятся деловые звонки, игнорируются входящие сообщения, пропускается оптимальное для принятия других управленческих решений время.

Возможные ошибки:

начало совещания с опозданием;
неконтролируемое время совещания;
несоблюдение регламента по продолжительности выступлений участников;
завершение совещания с существенной задержкой.

Во избежание ошибок необходимо следовать следующим правилам:

1) Заранее напишите список вопросов, которые будут обсуждаться на совещании и рассчитайте, сколько времени на это понадобится. Закладывайте на 20% больше от планируемого тайминга. Лучше закончить раньше, чем позже.

2) Оповестите об этом всех участников встречи. Этим может заняться как организатор встречи, так и секретарь, бизнес-ассистент или личный помощник, который сэкономит время руководителя.

3) Начните совещание строго по времени. Предложите сотрудникам прийти за 5 минут до начала вместо 5 минут после.

4) Во время дискуссии строго следите за временем. Запланировали 2 часа - значит, уложитесь.

5) Если не удалось уложиться в тайминг, проведите анализ, что этому помешало и как это исправить в будущем.

Правило третье: Дискуссия четко по повестке встречи

Все, что не помогает достичь поставленных целей, мы отправляем на «парковку» до следующих встреч. Знаете, как бывает: заговорили об одном, вспомнили второе, а в итоге пришли к третьему. Совещания сразу становятся неэффективными. Ведь эффективность прежде всего про достижение поставленных целей. Отвлекаясь на посторонние темы, целей можно так и не достичь. К тому же, формат совещаний «ни о чем» расслабляет и сбивает с рабочего настроя всех сотрудников, включая организатора.

Возможная ошибка:

обсуждения тем, не включенных в повестку дня.

Поэтому не разбирайте вопросы, которые не относятся к теме совещания. Записывайте их в отдельный гугл документ и оставляйте на обсуждение для будущих встреч. Как только участники начинают нарушать это правило – сразу напоминайте о цели планерки.

Правило четвертое: Состав участников подбирается строго под цели повестки

Возьмите за правило готовиться к совещаниям и звать на них только тех, кто действительно нужен для решения поставленных задач. «Лишние» сотрудники могут отвлекать от темы, предлагать некомпетентные решения и тем самым снижать эффективность совещания, забирая время.

Возможная ошибка:

создание ситуации, когда кто-то из участников вполне обоснованно может сказать «я просто послушаю» или «я просто посмотрю».
Недостаток сотрудников, в зону компетенции которых входит решение поставленных проблем.

Отталкиваясь от цели совещания выпишите в списки сотрудников:

а) которые могут повлиять на ее достижение прямо
б) которые должны быть подробно ознакомлены с данной проблемой
в) специалистов, которые принимают итоговые решения
г) коллег, которые обладают нужными знаниями в сферу своих рабочих обязанностей и могут повлиять на ситуацию косвенно
И пригласите только тех, кто действительно нужен.

Правило пятое: протокол ведётся сразу и онлайн

Проконтролировать можно только то, что записано. Так что на совещании без протокола не обойтись. Записывать надо не только итоги встречи, но важный принцип - фиксировать все. Так вы не упустите ничего важного, а в компании возникает культура фиксации результатов сразу после того, как они появились. Это, в свою очередь, позволяет экономить время и делает работу более чёткой и последовательной.

Возможные ошибки:

формирование протокола по памяти, «задним числом»;
отсутствие доступа к протоколу у участников встречи.

Если такие ошибки имеют место, то что-то обязательно будет забыто или искажено. А ведь все участники должны одинаково понимать результаты и обязательства, возникшие по итогам планёрки.

Также помните, контролировать можно только то, что зафиксировано.
Во избежание ошибок назначьте протоколиста – человека, который будет фиксировать все идеи и решения по ходу совещания. Удобнее всего это делать в гугл-документах онлайн.

Также сформулируйте четкое правило в течение какого времени после совещания документ (или доступ к нему) с тезисами должен быть отправлен всем участникам. Например, в течение часа или в течение 15-20 минут – зависит от формата и длительности самой встречи. Это позволит сразу приступать к новым задачам.

Правило шестое: в качестве ответственных в протоколе могут указываться только те, кто присутствовал на совещании

Это касается как этики по отношению к сотрудникам, которых не было на совещании, так и эффективности – все, кто был, должны быть вовлечены в решение поставленной проблемы. В обратном случае мы возвращаемся к пункту 4 – сотрудники на совещании должны быть подобраны строго по повестке дня. Иначе мы сами лично организовываем «уважительную» причину для ничегонеделания.

Возможные ошибки:

внести в протокол встречи отсутствующее лицо;
внести в протокол встречи отсутствующее лицо и, более того, забыть уведомить его об этом.

«Без меня меня все решили, сами и делайте» - вряд ли эта фраза отражает то отношение к решению поставленной задачи, которое вы хотите видеть у сотрудников. Но если вы их считаете экспертами в компании и ответственными за свои задачи, то стоит принимать совместные решения.

Но основная проблема даже не в негативном эмоциональном фоне. Возможно, у отсутствовавшего специалиста могли быть вполне обоснованные возражения против принятого решения. А теперь он находится в неприятном положении, когда должен исполнить то, против чего профессионально возражает. Подобная ситуация способна парализовать работу на том или ином участке. А у сотрудника появится опыт непреднамеренного саботажа принятых решений. Не лучший вариант для компании. Решение: в качестве ответственных за реализацию принятых решений назначайте только тех, кто был на совещании.

Если компетентные специалисты не могут присутствовать на планерке по какой либо причине, то стоит выбрать другую дату для совещания.

Правило седьмое: все участники понимают свои роли, зоны ответственности и правила

Хорошо сформулированные правила позволяют получить друг от друга обратную связь и быть уверенным в том, что тебя услышат. Значит, основным критерием при принятии решения станет интерес компании в целом, а не какого-то одного подразделения.

Возможные ошибки:

отсутствие правил проведения встречи;
незнание правил участниками (подразумевается, что и так все всё знают);
игнорирование правил работы на планерке.

Любая из этих ошибок снижает эффективность рабочей группы. А, значит, и эффективность работы компании в целом.

В дополнение важно помнить, что игнорирование озвученных правил на самом деле гораздо опаснее. Оно означает, что договорённости могут не соблюдаться. Разрушительнее может быть только демонстративное игнорирование согласованных правил.

Заранее напишите список правил, которых необходимо придерживаться на собраниях. Например, задавая вопрос, стоит предложить 2-3 потенциальных решения. Или приходить за 5 минут до встречи. Выпишите все правила в один чек-лист и обязательно отправьте сотрудникам с комментарием, что следует изучить и соблюдать абсолютно все пункты. Также добавьте в обязанности организатора встречи или секретаря следить за их выполнением и ни в коем случае не нарушайте их сами.

Счастливый сотрудник - эффективный сотрудник

Уделите время получению новых навыков, позволяющих сделать рабочие встречи, совещания и планёрки эффективнее, и через некоторое время вы обнаружите, что не только сократятся непроизводительные потери времени и других ресурсов, но и существенно вырастет удовлетворённость сотрудников своей работой. Счастливый сотрудник - эффективный сотрудник. Хорошо, когда работа в кайф. Но чаще эта атмосфера создается в коллективе благодаря правильно выстроенным коммуникациям, уважению друг к другу, дисциплине и эффективным техникам управления.

О том, как выстроить систему обратной связи мы подробно рассказываем на курсе «Обратная связь как инструмент управления командой»

Это не стандартный онлайн-курс с видеоуроками и заданиями, а симулятор настоящей компании, в которую вы попадаете в роли руководителя и проживаете все ситуации, сталкиваться с которыми приходится и в реальной жизни.

Курс даст вам возможность в течение одного месяца внедрить в свою практику минимум пять инструментов обратной связи и лично убедиться в их эффективности.

По сюжету курса вы будете руководителем небольшой команды, которая при умелом управлении способна выйти на новые результаты. Вас ждетстажировка в виртуальной корпорации и ценные знания ее управленцев.
В основе всех кейсов лежат реальные примеры, с которыми сталкиваются руководители.

Автор: Елена Северюхина

Это один из самых популярных курсов, места на него заканчиваются задолго до старта, так что забронируйте место заранее

Узнать подробнее

Открыты наборы