KPI для HR: система мотивации для директора по персоналу

«Как контролировать HR?» - с этим вопросом сталкивается малый и средний бизнес, как только принимает решение перестать все делать самому. Если раньше «сам себе мастер на все руки» - и создать вакансию, и провести собеседования, и ввести новых работников в курс дела, то теперь наконец-то можно выдохнуть – все делегировать и заняться непосредственно бизнесом.

Осталось только понять, как контролировать HR. В этой статье эксперты академии разобрали по полочкам все, что поможет создать систему мотивации для специалиста по работе с персоналом.

Делегирование прежде всего для того, чтобы освободить время, улучшить результаты и заниматься стратегическими задачами, а не для того, чтобы создавать себе новые проблемы.

Для этого нужно создать правильную систему мотивации для директора по персоналу. Наиболее частая ошибка - предлагать работникам сферы HR окладную зарплату, выдавая премии не по достижению результатов компании, а по праздникам - «Новый год» и «8 марта».

Такой формат мотивации, точнее, ее отсутствия, совершенно неэффективен. Для работников должны быть созданы конкретные показатели для оценки их работы. Таким образом, предприниматель ставит цели исходя из бизнес-модели компании, что ведет к прибыли или к масштабированию бизнеса, а у HR-сотрудников есть мотивация достигать их, т.к. от этого зависит их заработная плата.

Принципами и правилами, как оценить эффективность работы HR с помощью KPI (правильно поставленных целей для сотрудников), поделилась эксперт онлайн-академии Максима Батырева» Елена Северюхина.

С чего начать?

Самое важное правило при составлении системы мотивации для HR, что их показатели должны быть неразрывно связаны со стратегией бизнеса. Нет смысла в подборе персонала ради того, чтобы он просто был. Есть смысл, чтобы новые сотрудники, подобранные HR, помогали вашему бизнесу масштабироваться, сокращать издержки с помощью эффективно продуманного плана адаптации или выполнять другие цели по вашей бизнес-модели.

Что еще важно при работе с HR?

Скорее всего каждый предприниматель хочет, чтобы ответственность команды была на её лидерах и каждый отдел был самостоятельным. Когда бизнес растет в определенный момент перестает хватать времени, чтобы всех контролировать. Новую систему управления персоналам должны выстравивать HR, используя правильные HR - инструменты. Поэтому не стоит недооценивать весь потенциал HR-отдела. Продуманная и грамотно выстроенная система станет залогом успеха вашего бизнеса, стоит только правильно поставите KPI.

Годовые цели - залог системы

Как и везде, в показателях KPI должна быть система. Для плодотворной работы лучше поделить цели на годовые, ежеквартальные и ежемесячные.

Годовые цели должны обязательно согласовываться с годовой стратегией компании. То есть, если планируется вывести на рынок новый продукт, то понадобится привлечь топовых маркетологов, у которых уже был аналогичный опыт работы и они разбираются в нише нашего продукта. Поэтому показателем эффективности HR будет найти трех профессионалов в сфере маркетинга и сделать так, чтобы они остались в компании и успешно вывели новый продукт на рынок. Еще одним KPI станет задача мотивировать уже имеющихся сотрудников отдела продаж продавать новый товар.

Помимо этого, KPI могут быть:

% принятых и задержавшихся в компании сотрудников
цели по настройке систем управления персоналом, позволяющие получить рост выручки на сотрудника
сокращение доли ФОТ в чистой прибыли, выручке
другие, вписывающиеся в вашу бизнес стратегию.

Только не забудьте в показателях KPI про конкретность - оценить можно лишь только то, что можно посчитать и сравнить с прошлыми результатами. Проценты, дни, часы, количество человек - что угодно, но только в цифрах.

При этом не стоит ставить заоблачных ожиданий. Для этого просчитайте ситуацию сейчас – проведите исследование – и объективно поставьте корректные цели, работающие на улучшение результатов компании.

Помимо показателей компании, обратите внимание на общие показатели бизнеса. Например, работа с кадровым резервом или настройка мотивации и вовлеченности.

Тогда KPI будут выглядеть так:

80% сотрудников прошли обучение
40% сотрудников получили индивидуально составленный план развития в компании

Такие цели лучше ставить с руководителями отделов. Так как это напрямую связано с их задачами и влияет на достижение целей компании.

Ежеквартальные цели: за и против

Три месяца – не такой большой срок, чтобы провести масштабные HR-изменения, например, автоматизация кадровой работы или формирование HR-бренда компании. И при этом трех месяцев слишком много для операционных процессов вроде закрытия текущих вакансий или обучения персонала.

Поэтому делите масштабные цели на подцели. Так, создание структуры адаптации сотрудников станет одним из шагов для формирования HR-бренда бизнеса. А вот что касается операционных целей – вместо закрытия 25 вакансий за год, можно поставить задачу в виде закрытия шести - семи вакансий за квартал с учетом текучести кадров.

Ежемесячные цели – чья зона ответственности?

По большому счету, процесс подбора, адаптации и привыкания новых сотрудников в компании занимает в среднем три месяца. Если сотрудник не решился за это время уйти, скорее всего он проработает у вас еще долго. И это та проблема, с которой мы сталкиваемся при постановке ежемесячных целей. Времени слишком мало, чтобы проверить - останется сотрудник работать у вас или уволится в следующем месяце.Поэтому ежемесячные цели можно не ставить совсем.

При таком раскладе возникает другая зона риска - HR сотрудники должны самостоятельно контролировать процесс выполнения ежеквартальных и годовых целей, чтобы не делать все в последний момент. Если вы в этом не уверены, то опять же, можно разделить больше цели на более маленькие по приоритетам на каждый месяц.

Например:

закрытие фокусных вакансий в срок
выполнение задач на основе твердых артефактов (разработано и утверждено 15 должностных инструкций, план обучения выполнен на 80%, 7 новых сотрудников прошли план адаптации за месяц).

Все три типа целей (годовые, ежеквартальные и ежемесячные) лежат в основе единой системы контроля эффективности сотрудников сферы HR. У руководителя есть четкие критерии, за что спросить. У сотрудников по подбору персонала – своя зона ответственности и четкие показатели.

Метрики, как система контроля HR

Система мотивации для HR должна работать, как часы - эффективно и продуктивно. Есть 7 основных направлений метрик, которые будут полезны и практичны для малого и среднего бизнеса – рассмотрим каждое подробнее.

Метрики найма - ожидаемый результат от HR

% вакансий, закрытых в срок
% принятых офферов к выданным
Стоимость закрытия 1 вакансии
% вакансий закрытых внутренним рекрутингом к закрытым агентствами
% покрытия гарантийными заменами/возмещением при работе с агентствами
Удовлетворенность бизнес-руководителей качеством сервиса, предоставляемые в ходе найма

Не стоит забывать и про дисциплину. Важно соблюдение сроков по каждому этапу подбора, исполнение БДР и БДДС функций и своевременное предоставление закрывающих документов по найму (первич.бух.документы).

Метрики адаптации - ожидаемый результат от HR

% сотрудников, обеспеченных планами адаптации
% сотрудников, удовлетворенных процессом адаптации
% сотрудников, отработавших более полугода/прошедших ИС
% сотрудников, достигших результата по задачам ИС
% сотрудников, сдавших экзамены/контроль навыков на соответствие

Метрики обучения - ожидаемый результат от HR

% сотрудников, охваченных обучением в году (часы, штуки мероприятий)
% сотрудников, достигших контрольных/целевых показателей после обучения
% сотрудников – новичков, вышедших на целевые показатели по итогу обучения
Общая сумма затрат на обучение и на одного сотрудника и на одного обученного сотрудника
Часов обучения на сотрудника и на одного обученного сотрудника
Доля затрат на обучение в выручке

Функции найма и метрики их измерения

Также есть метрики мотивации и оплаты труда, оценки и развития талантов, организации развития и корпоративной культуры. В каждой группе есть свои показатели эффективности, по которым можно легко проконтролировать вашего HR. Но стоит сказать, как и везде, есть свои подводные камни - нужно правильно ставить эти самые показатели мотивации для сотрудников HR.

Эксперт академии: Елена Северюхина

Как выстроить результативную систему мотивации для HR и для других сотрудников рассказываем на курсе подготовки руководителей
от Максима Батырева «iKombat».

Узнать подробнее